Protección de datos sobre el proceso de PREINSCRIPCIONES Y MATRICULACIONES

·       ¿QUÉ DATOS TRATAMOS?

Los datos que recogemos en el proceso de matriculación se agrupan en distintas categorías:

• Datos identificativos: se refiere a datos como el nombre, apellidos, fecha de nacimiento, DNI, domicilio, fotografía, nacionalidad.
  • Datos académicos: curso, centro de procedencia, nivel de estudios, idioma, asignaturas optativas.
  • Datos familiares: datos identificativos de los padres o tutores legales como el nombre, apellidos, domicilio, estado civil, nacionalidad. También se tratan datos de otros miembros de la unidad familiar y/o que conviven con el alumno.
  • Datos económicos: datos de renta en su caso, datos bancarios.
  • Categorías especiales de datos: se refiere a alumnos con necesidades educativas especiales. Datos de salud. Situación de acogida. También incluimos datos sobre la aceptación del ideario y del carácter religioso del centro.

·       ¿QUÉ FINALIDAD TIENE EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS?

La finalidad principal de la recogida de datos, que conforman el registro de actividad de tratamiento de ALUMNOS, es la gestión del proceso de matriculación, y gestionar otros fines durante la permanencia del alumno en el centro escolar. Por ello, en este proceso recogemos datos necesarios para cumplir con esta obligación y datos que serán utilizados en otras finalidades identificadas en la información básica y que a continuación ampliamos.

Para generar las evaluaciones, el expediente académico del alumno y cualquier otra documentación educativa como actas, informes o el historial académico entre otras, el personal docente y no docente, podrá acceder a los datos personales, por razón de su trabajo. La información estará disponible tanto en la secretaría como en la herramienta de gestión educativa aprobada por el centro.

El responsable de recursos tecnológicos del centro creará a cada alumno una cuenta de correo corporativa de dominio salesianos.edu y cuya política de uso será entregada a los progenitores o tutores responsables del alumno. El docente, en desarrollo del currículum de las asignaturas que imparte, podrá usar la dirección asignada al alumno para el alta y uso de aplicaciones educativas y entornos web. El docente verificará que son aplicaciones validadas por el Delegado de Protección de Datos por ser conformes al Reglamento Europeo de Protección de Datos Personales o que no ponen en riesgo la información personal del alumno.

Este centro utiliza una aplicación o herramienta de gestión docente a través de un entorno informático. El equipo docente y no docente usa la aplicación de gestión educativa para llevar un seguimiento y control de las evaluaciones, generación de documentos e informes, así como ser canal de comunicaciones con las familias.

Las actividades escolares se complementan con eventos de carácter pastoral, que dan identidad a la formación impartida, siguiendo las líneas de su ideario y satisfaciendo con ello el interés legítimo del centro.
Ambas actividades, escolares y pastorales, son parte de la historia de este centro y serán objetivo de recogida gráfica, fotográfica, video u otro soporte audiovisual. Este material será gestionado por los responsables de comunicación social del centro, con el fin de crear, dotar y difundir contenidos, noticias, archivos… en distintos soportes: impresos, página web, aplicaciones, herramienta de gestión docente, redes sociales institucionales del centro educativo, y/o de la Congregación Salesiana como titular principal.

El centro educativo puede gestionar directamente, para sus alumnos, actividades extraescolares de carácter lúdico, académico y/o deportivo cuyos datos personales serán de índole identificativa y/o económica disponibles por la administración del centro. También podrá gestionar actividades o servicios complementarios propios como aula matinal, comedor, monitores de apoyo o auxiliares.

La realización de actividades de servicios donde un tercero sea quien lo ejecute, conlleva la necesidad de colaborar y aportar datos de participantes y/u otra información específica de la actividad extraescolar o del servicio complementario, (por ejemplo comedor, limpieza, agencias de viaje, reportajes fotográficos…) Todo esto se recoge en un acuerdo de prestación de servicio con cláusulas reguladoras y limitativas del acceso a datos y donde se regula también la gestión de cobros.

La administración del centro será la que puede tratar los datos relativos a la gestión de cobros de servicios autorizados por la administración educativa.

Por otro lado, las familias, que así lo decidan, voluntariamente podrán realizar, directamente al centro, aportaciones para el sostenimiento o mejora del éste y/o para el sostenimiento de la Obra salesiana en la atención a menores en riesgo y dificultad social.

Los progenitores y/o tutores legales han recibido el ideario del centro escolar, ello conlleva conocer y asumir que está en un centro de identidad religiosa. Este ideario supone que la educación del alumno se amplía y complementa con actividades gestionadas desde la dimensión pastoral, realizando actividades como campañas de sensibilización, campañas de colaboración u otras impulsadas por la congregación salesiana a través del centro educativo, o a través de sus plataformas sociales, grupos asociativos, y/o fundaciones.

La gestión de programas de intercambio lingüístico supone el uso de datos personales de los alumnos participantes por parte del responsable de plurilingüismo del centro educativo. Estos datos permiten gestionar la participación en dichos programas, y para ello, el centro aplica un uso proporcionado de datos, utilizando sólo los datos imprescindibles y necesarios para su tramitación.
Igualmente, el centro educativo promociona la formación en centros de trabajo o prácticas en empresas, para ello gestionará con empresas colaboradoras la información precisa y necesaria para la tramitación de los acuerdos que vincula a ambas partes.

El centro contrata seguros, bien de carácter obligatorio, bien de carácter voluntario, y donde las compañías aseguradoras pueden verificar que, -en caso necesario- el asegurado tiene la condición de alumno matriculado. Por otro lado, para las pólizas de viajes, sólo se tratan listas con los datos de nombre, apellidos, DNI y fecha de nacimiento. En caso de siniestro de urgencia vital, el centro podrá usar los datos del alumno para tramitar su inmediata atención sanitaria.

Los padres y madres de alumnos se organizan y agrupan voluntariamente en Asociaciones conocidas como AMPAS. El centro colaborará en las actividades promovidas por esta entidad, únicamente transmitiendo información y recogiendo impresos generados por el AMPA con los datos de alumnos asociados.
La finalidad de participación en campañas de vacunación y/o hábitos saludables supone colaborar con listados, previa información y autorización de las familias, con la administración sanitaria en las campañas de vacunación o de campañas de alimentación o higiene encaminadas a adquirir hábitos saludables.

Los datos se recogen para los fines descritos, no se recogen para elaborar perfiles de los interesados para agruparlos en finalidades concretas

·       ¿CUÁL ES LA LEGITIMACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS?

En el documento de información básica del proceso de matriculación se recogen distintas finalidades. Éstas tienen su licitud de tratamiento derivado de los distintos supuestos recogidos en el art. 6 del RGPD. La licitud se basa bien el en consentimiento – participar en las actividades extraescolares; participar en actividades pastorales adecuadas al Ideario organizadas fuera del horario escolar; utilización de las imágenes de las actividades para dotar contenidos a la página web y a las redes sociales del centro y de la congregación; participar en campañas de sensibilización y cooperación con entidades y plataformas sociales salesianas; contratar el seguro voluntario: participar de actividades organizadas por el AMPA; gestionar cobros de aportaciones voluntarias o donativos; participar en campañas de vacunación y/o hábitos saludables-, bien en una relación contractual – gestión de cobros de actividades o servicios complementarios realizados por terceros; acuerdos con empresas para prácticas en centros de trabajo, acuerdos con familias de intercambio; gestionar altas de cuentas de correo y aplicaciones para educación-, bien por virtud del cumplimiento de una obligación legal –tramitar el proceso de matriculación y la generación de documentos de carácter educativo vinculados a la gestión escolar; seguros obligatorios- o bien en virtud del interés público, o el interés legítimo – utilización de una herramienta de gestión educativa y participar de actividades pastorales programadas en el entorno educativo-.
En los casos donde la legitimación está basada en el consentimiento, el interesado puede retirar éste en cualquier momento.

·       ¿CUÁL ES EL TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS?

Los datos se conservarán mientras se mantenga la condición de alumno del centro. Posteriormente los datos a conservar serán exclusivamente aquellos de contenido académico. El centro conservará aquellos otros datos que, por razón de carácter histórico o estadístico, tanto en lo individual como en lo colectivo, considere el centro conservan en base a la legitimación de sus propias actividades. En el caso de participación en actividades, campañas o eventos puntuales, la conservación se extiende al tiempo de duración de esa actividad. Los datos también se conservarán durante el tiempo que sea procedente atender solicitud de supresión o por atender períodos legales de conservación.

·       ¿QUIENES SON DESTINATARIOS LOS DATOS?

Los datos recogidos en el proceso de matriculación no se ceden a terceros, salvo consentimiento que deberá pedirse expresamente.
Este consentimiento no será necesario si la legitimación del tratamiento se basa en la existencia de una obligación legal, en la existencia de una relación contractual o por virtud del interés público y/o del interés legítimo del centro que, como responsable del tratamiento realice, y siempre que no sea contrario a los derechos y libertades del interesado.

Así, la administración educativa autonómica recibirá la información relativa a la matriculación y elementos de evaluación y seguimiento que afecten al expediente académico del interesado. Las entidades bancarias la información relativa a la gestión de cobros y pagos de actividades extraescolares o servicios complementarios ofrecidas por el centro o la gestión de aportaciones voluntarias para contribuir con la obra salesiana o con mejoras del centro. Las aseguradoras los datos relativos a la contratación de productos asegurador que tengan al alumno como asegurado. El proveedor de la plataforma de gestión educativa respecto de los datos necesarios para la dotación de contenidos y gestión de la herramienta de gestión docente. Las empresas colaboradoras de prácticas laborales y formación en centros de trabajo respecto de aquellos datos identificativos de los alumnos participantes. Las entidades y plataformas salesianas respecto de los datos necesarios para la participación en actividades y campañas de educación, sensibilización y cooperación. La Asociación de Padres y Madres de alumnos respecto de los datos de quienes voluntariamente deciden asociarse.

·       ¿QUÉ DERECHOS TENGO ANTE EL TRATAMIENTO DE MIS DATOS?

Como interesado, usted puede ejercer sus derechos de forma gratuita y recibir respuesta en el plazo de un mes, con carácter general. Tiene derecho a acceder a sus datos, a rectificarlos o suprimirlos, a oponerse al tratamiento o solicitar su limitación o portabilidad, a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas. Para ello deberá enviar su solicitud a la dirección postal o de correo informada en la definición de responsable del tratamiento.

En caso de que tenga dudas sobre si el contenido de la respuesta es o no adecuado y proporcional, puede consultar directamente con el Delegado de Protección de Datos en la dirección protecciondatos@salesianos.edu y, en todo caso, puede dirigirse a la Autoridad de Control en materia de protección de datos www.aepd.es